ORGANIGRAMME CELLULE BALAI CITOYEN

 La Cellule Balai Citoyen est composée de nos jours de 148 associations de jeunes et de femmes, de 33 antennes également présentent dans les différentes préfectures du pays.
Le Balai est administré par un conseil d’administration qui est l’organe d’exécution. Ce conseil est élu par l’assemblée générale pour un mandat de 5 ans renouvelable et a en charge la représentation de la Cellule Balai Citoyen auprès des autorités nationales, les institutions et les organismes internationaux.

  • ADMINISTRATION GENERALE :

 

  • ADMINISTRATEUR GENERAL :

TACHES ET RESPONSABILITES :

 

  • Coordonne les activités;

  • Représente la structure dans toutes les grandes instances ;

  • Veille à l’application des recommandations de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration ;

  • Gère le personnel ;

  • Assure le suivi global de toutes les activités (interne et externe)

  • Convoque et préside les réunions ;

  • Cherche des partenaires techniques et financiers pour la structure ;

  • Facilite la collaboration auprès de l’Etat, les institutions nationales et internationales ;

  • Favorise le réseautage avec d’autres OSC sur le plan national, régional et sous régional ;

  • Créer des conditions nécessaires pour pérenniser les actions et valeurs qu’incarne la structure Balai citoyen

  • ASSISTANT ADMINISTRATEUR GENERAL :

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Assiste le président et les autres Responsables dans la gestion des antennes ;

  • Gere l’agenda du président,

  • Coordonne les Antennes et rend compte,

  • Reçoit les responsables des différentes antennes et diligente leurs problèmes aux du bureau Exécutif ;

  • Diligente les actions des partenaires, visiteurs et du personnel auprès du Président,

  • Contrôle et ordonne les visites chez le président,

  • Représente le président dans les rencontres (nationales/internationales) et établi un rapport,

  • Entre en contact avec les responsables des Antennes au moins une fois par semaine, et remonte l’information auprès de ses chefs hiérarchique.

  • Veille à ce qu’aucune information, rendez-vous n’échappe au président ;

  • Apporte son soutien aux antennes dans leurs activités quotidiennes,

  • Participe à la gestion du portefeuille (Introduction des documents pour la signature)

  • Reste en contact permanent avec l’ensemble des Antennes en remontant les informations en temps réel vers sa hiérarchie ;

  • Gère la base de donnée des antennes et assure sa  mise à jour régulière;

  •  Procède à la synthèse des rapports mensuels/trimestriels des activités des Antennes, transmet au Président et au Responsable des Operations, Programmes et Outils pour une prise de décision ;

  • Assiste le président dans ses activités quotidiennes;

  • Cherche les informations qui traitent sur la société civile,

  • Prend les PV des différentes réunions, saisies et les classes dans les chronos

  • Participe à l’organisation des évènements du Balai

  • Participe à la tenue correcte des documents administratif

  • Met son expertise à contribution sur toutes les questions dont elle est sollicitée

  • ADMINISTRATION FINANCIERE:

  • ADMINISTRATEUR FINANCIER:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Premier interface sur toutes les questions Financier et Logistique du Balai

  • Interlocuteur directe entre les Partenaires(Bailleurs) et l’ONG sur  l’aspect financier

  • Enregistre les opérations comptables

  • Etabli les factures

  • Traite les opérations bancaires

  • Prépare et classe dans les chronos toutes les pièces justificatives des dépenses quotidiennes du Balai en passant par ses projets

  • Paye les primes des rencontres et de missions du personnel

  • Assure la gestion financière de l’ensemble des Projets du conseil.

  • Rassemble, coordonne et vérifie les données comptables.

  • Réalise les opérations de clôture, établit et présente le rapport

  • Traite les factures des fournisseurs

  • Gère le paiement des employés des projets du Balai

  • Paie les prime des Bénévoles et stagiaires au sein du Balai

  • paye les factures des fournisseurs

  • Vieille au respect de la procédure de décaissement des fonds au niveau du Balai ;

  • Assure les dépenses quotidiennes liées au fonctionnement du bureau et conforment à la procédure de décaissement du Balai ;

  • Rassemble, coordonne et vérifie les données Financières et comptables

  • Etablit et présente sous forme normalisée les documents comptables légaux (bilan annuel, compte de résultat…) et toute information ponctuelle demandée par le Président

  • Gère la trésorerie de l’organisation

  • Présente le compte Annuel et le bilan à la fin de chaque Activités.

  • COMPTABLE :

TACHES ET RESPONSABILITES :

 

  • Premier interface sur toutes les questions Financier et Logistique du Balai

  • Interlocuteur directe entre les Partenaires(Bailleurs) et l’ONG sur  l’aspect financier

  • Enregistre les opérations comptables

  • Etabli les factures

  • Traite les opérations bancaires

  • Prépare et classe dans les chronos toutes les pièces justificatives des dépenses quotidiennes du Balai en passant par ses projets

  • Paye les primes des rencontres et de missions du personnel

  • Assure la gestion financière de l’ensemble des Projets du conseil.

  • Rassemble, coordonne et vérifie les données comptables.

  • Réalise les opérations de clôture, établit et présente le rapport

  • Traite les factures des fournisseurs

  • Gère le paiement des employés des projets du Balai

  • Paie les prime des Bénévoles et stagiaires au sein du Balai

  • paye les factures des fournisseurs

  • Vieille au respect de la procédure de décaissement des fonds au niveau du Balai ;

  • Assure les dépenses quotidiennes liées au fonctionnement du bureau et conforment à la procédure de décaissement du Balai ;

  • Rassemble, coordonne et vérifie les données Financières et comptables

  • Etablit et présente sous forme normalisée les documents comptables légaux (bilan annuel, compte de résultat…) et toute information ponctuelle demandée par le Président

  • Gère la trésorerie de l’organisation

  • Présente le compte Annuel et le bilan à la fin de chaque Activités.

  • Il veille au suivi de la logistique des Engins roulants (véhicules, Motos) ; bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère

les équipements du bureau

  • ADMINISTRATION TECHNIQUE:

  • ADMINISTRATEUR TECHNIQUE:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Assure le suivi de la réalisation de l’ensemble des projets du Balai

  • Identifie les bailleurs et investisseurs susceptibles de financer les programmes et projets du Balai et rédige les demandes de financements,

  • Procède au lancement et le pilotage des activités du Balai

  • Assure la bonne marche des projets en cours d’exécution

  • Elabore et présente les rapports d’étapes des projets en cours d’exécutions,

  • Mettre en place un système de coordination formelle pour les projets et assure le suivi

  • Participe aux réunions techniques avec les partenaires

  • Evalue les bailleurs potentiels auprès desquels le Balai peut se positionner et identifie les appels à projet qui correspondent au domaine d’intervention de l’ONG,

  • Négocie les futurs programmes avec les partenaires et bailleurs de fonds,

  • Rédige les propositions et coordonne toute activité relative aux projets et de demandes de financement,

  • Anticipe les difficultés liées à la conduite des activités et facilite la résolution des problèmes liées aux projets /programme

  • Représentant institutionnelle auprès des autorités et des autres Bailleurs sur des questions relatives aux projet et programmes,

  • Elabore les rapports et compte rendus des réunions liés aux différents projets

  • Développe les capacités de l’équipe sur la technique ou la nouvelle méthodologie,

  • Assure la bonne utilisation des outils de gestion des projets,

  • Supervise et soutien les responsables des projets/programmes,

  • Assure le respect des exigences en termes de durabilité des projets, la pérennité des actions, du respect des normes et standards

  • Propose les indicateurs de résultat des projets/programmes,

  • Assure une évaluation régulière de tous les projets en cours d’exécution par le Balai, et établi un rapport pour l’ONG et ses partenaires

  • Examine le plan de suivi-Evaluation des activités élaboré par le chargé de suivi-Evaluation avant le démarrage de chaque projet,

  • Participe à la capitalisation sur les différentes actions de l’ONG

  • RESPONSABLE PROGRAMMES:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Assure le suivi de la réalisation de l’ensemble des projets du Balai

  • Identifie les bailleurs et investisseurs susceptibles de financer les programmes et projets du Balai et rédige les demandes de financements,

  • Procède au lancement et le pilotage des activités du Balai

  • Assure la bonne marche des projets en cours d’exécution

  • Elabore et présente les rapports d’étapes des projets en cours d’exécutions,

  • Mettre en place un système de coordination formelle pour les projets et assure le suivi

  • Participe aux réunions techniques avec les partenaires

  • Evalue les bailleurs potentiels auprès desquels le Balai peut se positionner et identifie les appels à projet qui correspondent au domaine d’intervention de l’ONG,

  • Négocie les futurs programmes avec les partenaires et bailleurs de fonds,

  • Rédige les propositions et coordonne toute activité relative aux projets et de demandes de financement,

  • RESPONSABLES OPERATIONS:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Anticipe les difficultés liées à la conduite des activités et facilite la résolution des problèmes liées aux projets /programme

  • Représentant institutionnelle auprès des autorités et des autres Bailleurs sur des questions relatives aux projet et programmes,

  • Elabore les rapports et compte rendus des réunions liés aux différents projets

  • Développe les capacités des équipes sur la technique ou la nouvelle méthodologie,

  • Assure la bonne utilisation des outils de gestion des projets,

  • Supervise et soutien les responsables des projets/programmes,

  • Assure le respect des exigences en termes de durabilité des projets, la pérennité des actions, du respect des normes et standards

  • Propose les indicateurs de résultat des projets/programmes,

  • Assure une évaluation régulière de tous les projets en cours d’exécution par le Balai, et établi un rapport pour l’ONG et ses partenaires

  • Examine le plan de suivi-Evaluation des activités élaboré par le chargé de suivi-Evaluation avant le démarrage de chaque projet,

  • Participe à la capitalisation sur les différentes actions de l’ONG

 

  • RESPONSABLE SUIVI EVALUATION:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Rendre disponible les supports de collecte de données ;

  • Apporter un appui technique et méthodologique aux responsables des projets et programmes pour la planification et la mise en œuvre des activités ;

  • Définit les indicateurs pertinents de suivi des projets et programmes ;

  • Procède au suivi évaluation de toutes les activités au sein de la structure ;

  • Assure la bonne utilisation des outils de gestion des projets ;

  • Assure le respect des exigences en terme de durabilité des projets la pérennité des actions, du respect des normes et standards ;

  • Développe et assure la mise à jour des bases de données spécifiques ;

  • Rédie les rapports et plannings hebdomadaires et trimestrielles des activités ;

  • Rédige les rapports annuels d’activités

  • SERVICE DEMOCRATIE– CYBERCRIMINALITE:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Développe les initiatives de promotion de la démocratie ;

  • Procède à la mise en œuvre des actions dans le cadre de la préservation des acquis démocratiques ;

  • Instaure des cadres de concertation avec les acteurs pour la promotion de l’unité et de la paix ;

  • Développe les initiatives de lutte contre la cybercriminalité ;

  • Veille permanâmes sur les réseaux sociaux et médias pour observer et relever les cas de propagation de l’ethnocentrisme, la haine, la division et la violence ;

  • Initie et formalise les actions judiciaires ;

  • Assure le suivi auprès des institutions judiciaires et auxiliaires de justice

  • SERVICE GOUVERNANCE – CITOYENNETE:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Mobilisation citoyenne pour le suivi de l’action publique

  • Développement des activités de contrôle citoyen de l’action

  • Mise en œuvre d’activités de contrôle citoyen de l’action publique

  • Suivi et accompagnement des comités de suivi citoyen

  • Développement et mise en œuvre des activités d’engagement civique

  • SERVICE JEUNESSE EMPLOI ET FORMATION:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Mobilisation de la jeunesse autour de l’engagement citoyen ;

  • Formation et sensibilisation de la jeunesse ;

  • Initier et favoriser les actions d’autonomisation, de réinsertion et d’autonomisation des jeunes ;

  • Accompagnement de la jeunesse dans le monde professionnel ;

  • SECRETARIAT ADMINISTRATIF

 

  • SECRETAIRE ADMINISTRATIF :

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Veille à l’élaboration, la mise en forme et à la bonne  tenue des documents administratifs ;

  • Il rédige les documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...).

  • Gere la petite caisse de fonctionnement du bureau et rend compte au Responsable du Financier

  • Elabore les devis du fonctionnement interne et soumet au responsable Financier pour approbation

  • Suit les procédures Administratives dans lequel le Balai est engagé

  • Dirige les réunions Hebdomadaires du bureau à l’absence de ces Chefs

  • Organise et alimente les bases de données.

  • Prend part aux différentes rencontres sur la gestion et le fonctionnement du Balai

  • Participe ou délègue le personnel pour prendre part aux rencontres dont le Balai doit prendre part.

  • Mène les actions pour la bonne visibilité de l’image du Balai

  • Responsabilise et coordonne l’ensemble des activités au sein du Balai Citoyen,

  • Gere le Processus du recrutement du personnel (stagiaires et employés) sous le contrôle de son chef hiérarchique,

  • Réalisation les fiches de poste ;

  • Rédaction des contrats de travail ;

  • Evalue les postes ;

  • Evalue le personnel ;

  • Participe au renforcement des capacités du personnel (formation du personnel)

  • Etablissement des dossiers administratifs de chaque salarié ;

  • Réalise les actions liées à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ;

  • Repère les talents et les fidéliser

  • Il doit en outre motiver les salaries et insuffle l’esprit d’équipe ;

  • Il écoute les doléances du personnel et les assiste à la résolution de leurs soucis à la limite de son pouvoir et de ces moyens

  • Veille au respect religieux de la dignité et au droit de  chaque individu.

  • Résout les conflits interpersonnels

  • Joue le rôle d’interface entre le Bureau Exécutif et l’ensemble du personnel.

 

  • RESPONSABLE ORGANISATION ET MOBILISATION:

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • Définir une stratégie de mobilisation

  • Mobiliser les personnes, les antennes et les bénévoles du Balai

  • Traiter les problèmes relatifs à l’organisation de la structure

  • Perfectionner l’organisation dans le but d’accroître ses rendements,

  • Rendre l’accomplissement des tâches plus simple et plus efficace

  • Moderniser les pratiques au sein de la structure

  • Participer aux opérations de communication

  • Réaliser des interviews et reportages selon les besoins de la structure

  • Démarches nécessaires à adopter pour assurer la bonne marche de la structure.

  • CELLULE DE COMMMUNICATION :

TACHES ET RESPONSABILITES :

  • En collaboration avec le Responsable financier et Logistique, négocie avec les prestataires (imprimeurs, routeurs, prestataires informatique, etc.) et en bon connaisseur de la chaîne graphique, il suit la fabrication de ces outils.

  • Il/elle est le garant de la bonne circulation des informations à l’interne tout comme à l’externe de l’ONG

  • Dirige des équipes (medias) sur le terrain

  • Rédige les communiqués, les dossiers de presses, les discours et assure le suivi des relations avec les journalistes ou les partenaires (Responsables des medias).

  • Sur la partie événementielle, il est chargé de l’organisation des manifestations de A à Z (conception, invitations, l’accueil, etc.).

  • Il/elle gère la communication web, sa mise à jour régulière et assure la rédaction des articles

  • Organise les conférences de presses sous la direction du Président et les autres Responsables du Balai.

  • Il/elle doit diffuser une image positive de la structure pour laquelle Il/elle travaille, de ses activités et de ses projets.

  • Il/elle a la responsabilité de poster les images et éditoriaux sur réseaux sociaux sur lesquels le Balai est présent (Facebook, Twitter, Instagram, ) et assure une veille technologique ;

  • Procède à l'évaluation des besoins en communication de l’ONG, à la mise en œuvre et au développement d'une stratégie de communication ;

  • Élabore des supports de communication

  • Assure la fluidité dans la circulation de l’information

  • Rédige des communiqués, discours, argumentaires, etc.

  • Conçoit/réalise les dossiers de presse

  • Conçoit et organise des actions d'informations

  • Adapte les messages aux supports de communication et aux publics ciblés

  • Constitue une revue de presse ;

  • Recueil, vérifie, sélectionne et hiérarchise les informations relatives à la vie de l’ONG afin de les diffuser en temps réel.

  • Propose un traitement de l'information dans le cadre d'une opération de communication

  • Tient une communication régulière sur l’ensemble des projets du Balai ;

  • Conduit des entretiens ;

  • MONITORING :

TACHES ET RESPONSABILITES ;

  • Identification des moniteurs

  • Formation des moniteurs

  • Observation citoyenne des manifestations socio politiques

  • Veille et repérage des promoteurs du troisième mandat

  • Suivi régulier de l’actualité socio politique

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